1.Quién es el responsable
El responsable del tratamiento de los datos personales es:
- Titular: Eduardo Jesús Ramírez Barrios
- RUC: 0964926049001
- Nombre comercial: Easy Enterprise, parte de EasyStore
- Domicilio: Villa Italia, etapa Génova, Mz. 10, villa 12, cantón Daule, provincia del Guayas, Ecuador
- Teléfono: 095 872 0950
- Correo para asuntos de privacidad: info@easystoreecu.com
En esta política, «Easy Enterprise», «la plataforma» o «nosotros» se refieren a ese responsable. El tratamiento se rige por la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales del Ecuador, su reglamento y las demás normas aplicables.
2.A quién aplica y qué papel cumplimos
Esta política aplica a cuatro grupos de personas, y nuestro papel no es el mismo con todos:
- Negocios y sus usuarios del panel. Quien crea una cuenta, y las personas de su equipo a las que invita. Sobre estos datos somos responsables del tratamiento.
- Clientes de un negocio. Quien escribe por WhatsApp a un negocio que usa la plataforma, visita su catálogo, hace un pedido o agenda una cita. Aquí el responsable es ese negocio: él decide para qué usa tus datos. Nosotros actuamos como encargados del tratamiento, es decir, tratamos esos datos por cuenta del negocio y según sus instrucciones, para prestarle el servicio. Las condiciones de ese encargo están en los Términos del servicio.
- Repartidores. Quien usa la aplicación de entregas invitado por un negocio. El negocio es el responsable y nosotros, encargados.
- Visitantes de este sitio web. Somos responsables de los datos mínimos que se generan al navegar.
Si eres cliente de un negocio y quieres saber cómo usa él tus datos, o ejercer tus derechos, lo más directo es pedírselo al propio negocio. También puedes escribirnos y remitiremos tu solicitud al negocio que corresponda, colaborando con él para atenderla.
3.Qué datos tratamos
Negocios y usuarios del panel
- Datos de la cuenta: nombre, correo electrónico, contraseña (guardada solo como un resumen cifrado irreversible, nunca en texto legible), rol dentro del negocio y, si inicias sesión con Google, el nombre, el correo y la foto de perfil de esa cuenta.
- Datos del negocio: nombre comercial, logo, dirección y horarios de sus locales, número de WhatsApp Business, catálogo, precios, servicios, profesionales, instrucciones para el asistente y ajustes.
- Datos de facturación de la suscripción: plan contratado, historial de cobros y los datos fiscales que nos indiques. Los pagos se procesan a través de PayPhone; no recibimos ni guardamos el número completo de tu tarjeta ni su código de seguridad.
- Canales de aviso: correo, suscripción de notificaciones del navegador o del teléfono y, si lo vinculas, tu identificador de chat de Telegram.
- Registros de uso y de seguridad: fecha y hora de los accesos, dirección IP, tipo de navegador y un registro de las acciones relevantes hechas en la cuenta.
Clientes de un negocio
- Identificación y contacto: número de WhatsApp, nombre de perfil, y el nombre, correo y número de cédula o RUC que decidas dar.
- Conversaciones: los mensajes de texto, notas de voz, imágenes, documentos y ubicaciones que envías al negocio, y las respuestas que recibes.
- Pedidos: productos, importes, forma y estado del pago, comprobantes de transferencia que envíes, dirección y referencias de entrega, y datos de facturación.
- Citas: servicio, fecha y hora, profesional, modalidad, estado, y el motivo de la cita si el negocio lo pide y tú lo indicas.
- Entregas: ubicación de entrega y el código con el que confirmas que recibiste tu pedido.
Repartidores
- Nombre, número de teléfono y un identificador del dispositivo donde usas la aplicación.
- Ubicación del dispositivo, mientras usas la aplicación durante tu jornada de reparto, para asignarte pedidos y mostrar el recorrido al negocio y al cliente.
- Historial de entregas y las fotos que tomes como constancia de una entrega fallida.
Visitantes del sitio
Dirección IP, tipo de navegador y páginas solicitadas, en los registros técnicos del servidor. No usamos herramientas de analítica de terceros ni publicidad.
De dónde vienen los datos
De ti directamente, del negocio que te registra como cliente o repartidor, de WhatsApp cuando escribes a un negocio, y de Google cuando inicias sesión con tu cuenta o conectas tu calendario.
4.Para qué los usamos y con qué base legal
- Prestar el servicio: crear y administrar la cuenta, responder a los clientes del negocio, tomar pedidos, agendar citas, coordinar entregas y enviar los avisos propios de cada operación (confirmaciones, recordatorios, estado del pedido). Base legal: la ejecución del contrato con el negocio y, para sus clientes, las instrucciones del negocio como responsable.
- Cobrar la suscripción y llevar la contabilidad. Base legal: la ejecución del contrato y el cumplimiento de obligaciones legales, en especial las tributarias.
- Seguridad: prevenir fraudes, abusos y accesos no autorizados, y diagnosticar fallas. Base legal: nuestro interés legítimo en mantener el servicio seguro y disponible.
- Soporte: atender tus consultas y resolver incidencias. Base legal: la ejecución del contrato.
- Avisos al negocio por correo, notificaciones o Telegram. Base legal: la ejecución del contrato y tu elección de canales en Ajustes.
- Mejorar la plataforma a partir de datos agregados y de la revisión de conversaciones concretas cuando hay un error que corregir. Base legal: nuestro interés legítimo.
- Cumplir la ley y atender requerimientos de autoridad competente. Base legal: el cumplimiento de una obligación legal.
No vendemos datos personales ni los usamos, ni dejamos que otros los usen, para publicidad. No enviamos mensajes promocionales por nuestra cuenta a los clientes de un negocio.
5.Uso de inteligencia artificial
Las respuestas del asistente por WhatsApp se generan con modelos de inteligencia artificial. Para producirlas, enviamos a los proveedores de esos modelos el contenido de la conversación y los datos del negocio necesarios para contestar (catálogo, horarios, servicios). Las notas de voz se convierten a texto y, si el negocio lo activa, las respuestas pueden generarse con voz sintética; las imágenes que envías pueden analizarse para entender qué muestran.
- No usamos tus conversaciones ni tus datos para entrenar modelos de inteligencia artificial, propios ni de terceros.
- El asistente puede equivocarse. Las acciones con consecuencias (confirmar un pedido, un pago o una cita) se validan con reglas del sistema y, cuando corresponde, con tu confirmación expresa.
- El asistente no toma decisiones que produzcan efectos jurídicos sobre ti. En cualquier momento puedes pedir que te atienda una persona del negocio.
6.Datos de tu cuenta de Google
Inicio de sesión con Google
Si eliges entrar con tu cuenta de Google, recibimos tu nombre, tu correo electrónico y tu foto de perfil. Los usamos únicamente para crear tu cuenta e identificarte al iniciar sesión.
Conexión con Google Calendar
La conexión es opcional y la activa el propio negocio desde Citas › Configuración. Al conectarla, Google te muestra los permisos que solicitamos, que son dos:
- Ver y editar eventos de tus calendarios (
calendar.events). Lo usamos para crear, modificar y eliminar en tu calendario los eventos que corresponden a las citas agendadas en la plataforma, y para generar el enlace de Google Meet cuando la cita es por videollamada. No leemos, modificamos ni eliminamos los demás eventos de tu calendario. - Ver tu disponibilidad (
calendar.freebusy). Lo usamos para saber en qué intervalos estás ocupado y no ofrecer esos horarios a tus clientes. Esta consulta solo devuelve intervalos de tiempo: no incluye el título, los participantes ni el contenido de tus eventos.
Qué guardamos: la credencial que Google nos entrega para mantener la conexión, almacenada con cifrado; el correo de la cuenta de Google y el identificador del calendario conectado; y el identificador de cada evento que creamos, para poder actualizarlo o eliminarlo después. Los intervalos ocupados no se almacenan de forma permanente: se consultan al calcular los horarios disponibles.
Qué escribimos en tu calendario: por cada cita, un evento con el servicio y el nombre del cliente, su teléfono, la modalidad, la dirección del local si es presencial y el motivo de la cita si el cliente lo indicó. Esa información queda en tu cuenta de Google y sujeta a la política de Google.
Uso limitado. El uso que Easy Enterprise hace de la información recibida de las API de Google, y su transferencia a cualquier otra aplicación, se ajusta a la Política de Datos de Usuario de los Servicios de API de Google, incluidos los requisitos de uso limitado. En concreto:
- Usamos esos datos solo para ofrecer y mejorar la función de citas que ves en la plataforma.
- No los transferimos a terceros, salvo que sea necesario para prestar esa función, para cumplir la ley o como parte de una fusión o adquisición, con aviso previo.
- No los usamos para publicidad de ningún tipo.
- No los usamos para desarrollar, mejorar ni entrenar modelos de inteligencia artificial, y no se envían a los proveedores de inteligencia artificial: el asistente solo recibe los horarios libres ya calculados.
- Ninguna persona de nuestro equipo los lee, salvo que nos des tu consentimiento expreso, que sea necesario por razones de seguridad o que la ley lo exija.
Cómo retirar el acceso. Puedes desconectar el calendario cuando quieras desde Citas › Configuración › Desconectar: en ese momento revocamos la credencial ante Google y la eliminamos de nuestros sistemas. También puedes revocar el permiso desde tu cuenta de Google, en myaccount.google.com/permissions. Los eventos ya creados permanecen en tu calendario hasta que los borres. Para pedir la eliminación de cualquier otro dato asociado, escríbenos a info@easystoreecu.com.
7.WhatsApp y Meta
Las conversaciones ocurren a través de la plataforma WhatsApp Business de Meta. Meta transmite los mensajes entre el cliente y el negocio y los trata según sus propias condiciones y su política de privacidad. Nosotros recibimos los mensajes dirigidos al número del negocio para poder responderlos y mostrarlos en su panel.
Solo escribimos a un cliente en respuesta a una conversación que él inició o para avisos propios de una operación suya (un pedido, una entrega, una cita), dentro de las reglas de WhatsApp.
8.Con quién compartimos los datos
Para prestar el servicio nos apoyamos en proveedores que tratan datos por nuestra cuenta. Les entregamos solo lo necesario para su función:
- Meta Platforms (WhatsApp Business): envío y recepción de mensajes.
- OpenRouter y los proveedores de modelos a los que enruta, y Groq: generación de las respuestas del asistente, análisis de imágenes y conversión de notas de voz a texto.
- Google: inicio de sesión, Google Calendar y Meet cuando el negocio los conecta, y procesamiento de texto para búsquedas del catálogo.
- Fish Audio: generación de respuestas de voz, cuando el negocio las activa. Recibe el texto de la respuesta.
- PayPhone: cobro de la suscripción y de los pedidos pagados con enlace de pago.
- SiteGround: envío de correos de la plataforma.
- Telegram: avisos al negocio, solo si vincula ese canal.
- Servicios de notificaciones de Apple, Google y Mozilla: entrega de las notificaciones del navegador o del teléfono.
- OpenFreeMap: imágenes del mapa en las pantallas de entrega. Recibe la dirección IP de quien abre el mapa, no los datos del pedido.
- Empresas de reparto que el negocio contrate para una entrega: reciben el nombre, el teléfono y la dirección necesarios para completarla.
También comunicamos datos en estos casos:
- Al negocio al que escribes, compras o pides una cita: es el destinatario natural de esos datos y su responsable.
- A una autoridad competente, cuando una norma o una orden válida lo exige.
- En una reorganización, fusión o venta del servicio, al nuevo titular, que quedará obligado por esta política. Lo avisaremos antes.
9.Transferencias internacionales
La base de datos, los archivos y las copias de seguridad de la plataforma se alojan en servidores administrados directamente por el responsable y ubicados en el Ecuador. Varios de los proveedores indicados arriba operan fuera del Ecuador, sobre todo en Estados Unidos, por lo que parte de los datos se trata en otros países al usar sus servicios.
Cuando eso ocurre, elegimos proveedores que ofrecen garantías adecuadas de protección y limitamos lo que reciben a lo necesario para su función. Puedes pedirnos más información sobre estas transferencias en info@easystoreecu.com.
10.Cuánto tiempo los conservamos
Conservamos los datos solo el tiempo necesario para la finalidad con la que se obtuvieron:
- Mensajes y archivos de las conversaciones: 45 días; después se eliminan de forma automática.
- Comprobantes de transferencia: 365 días, por su valor como respaldo de un pago.
- Posiciones de los repartidores: 30 días.
- Pedidos, citas, datos de clientes y de facturación: mientras la cuenta del negocio esté activa, y después durante el plazo que exijan las normas tributarias y contables.
- Credencial de Google Calendar: hasta que el negocio desconecta el calendario o cierra su cuenta.
- Datos de la cuenta del panel: mientras la cuenta exista. Al cerrarla, se eliminan o se anonimizan, salvo lo que la ley obligue a conservar.
- Registros técnicos y de seguridad: el tiempo necesario para investigar incidentes.
- Copias de seguridad: se hace una copia diaria, cifrada, de la base de datos y de los archivos, y se conservan las de los últimos siete días y una por semana de las cuatro semanas anteriores. Por eso, un dato eliminado puede permanecer en las copias hasta unas cinco semanas antes de desaparecer del todo; durante ese tiempo no se usa para ninguna otra finalidad.
Un negocio puede eliminar en cualquier momento los datos de facturación de un cliente desde su ficha, y pedirnos la eliminación del resto.
11.Cómo los protegemos
- Toda la comunicación con la plataforma viaja cifrada (HTTPS).
- Las contraseñas se guardan como un resumen irreversible; nadie puede leerlas, tampoco nosotros.
- Las credenciales de servicios conectados, como Google Calendar, y los códigos de entrega se almacenan cifrados.
- Los datos de cada negocio están aislados de los demás a nivel de base de datos: un negocio no puede ver los datos de otro.
- Dentro de cada negocio, el acceso depende del rol de cada usuario. El acceso de administración de la plataforma exige verificación en dos pasos y queda registrado.
- Los archivos se sirven mediante enlaces protegidos, no desde direcciones públicas permanentes.
- Las copias de seguridad se guardan cifradas.
Ningún sistema es infalible. Si ocurre una vulneración de seguridad que ponga en riesgo tus derechos, la notificaremos a la autoridad de protección de datos y a las personas afectadas en los plazos y la forma que establece la ley, y a los negocios afectados para que puedan cumplir sus propias obligaciones.
Tú también ayudas: usa una contraseña que no repitas en otros sitios, no compartas tu acceso y avísanos de inmediato si sospechas un uso no autorizado de tu cuenta.
12.Tus derechos y cómo ejercerlos
Como titular de tus datos personales tienes derecho a:
- Acceso: saber si tratamos datos tuyos y obtener una copia.
- Rectificación y actualización: corregir datos inexactos o incompletos.
- Eliminación: pedir que se borren cuando ya no sean necesarios, retires tu consentimiento o el tratamiento no sea lícito.
- Oposición: oponerte a un tratamiento basado en el interés legítimo.
- Suspensión: pedir que se limite el tratamiento mientras se resuelve una reclamación.
- Portabilidad: recibir tus datos en un formato de uso común.
- No ser objeto de decisiones basadas únicamente en tratamientos automatizados que produzcan efectos jurídicos o te afecten de forma significativa.
- Retirar tu consentimiento en cualquier momento, sin que eso afecte lo ya tratado.
Cómo ejercerlos. Escribe a info@easystoreecu.com indicando qué derecho quieres ejercer y los datos que permitan identificarte (por ejemplo, el correo de tu cuenta o el número de WhatsApp desde el que escribiste). Podemos pedirte información adicional para confirmar tu identidad. El trámite es gratuito y responderemos dentro del plazo que fija la ley.
Si eres cliente de un negocio, ese negocio es quien decide sobre tus datos: puedes dirigirte a él directamente, o escribirnos y le remitiremos tu solicitud.
Si consideras que no atendimos bien tu solicitud, puedes presentar un reclamo ante la Superintendencia de Protección de Datos Personales del Ecuador.
14.Datos sensibles y menores de edad
La plataforma no pide datos sensibles por defecto. Un negocio puede usarla en actividades donde sí aparecen, por ejemplo un consultorio cuyo cliente escribe el motivo de su cita. En ese caso:
- El negocio es el responsable de tener una base legal para tratar esos datos y de informarlo a sus clientes.
- El motivo de la cita se muestra solo dentro del panel del negocio y, si este conectó Google Calendar, en el evento de su propio calendario. No se incluye en correos, mensajes de WhatsApp ni notificaciones.
- Recomendamos a los clientes no enviar por chat más información de salud o financiera que la estrictamente necesaria.
El servicio está dirigido a negocios y a personas mayores de edad. No recogemos a sabiendas datos de menores sin la autorización de su representante legal; si crees que tenemos datos de un menor sin esa autorización, escríbenos y los eliminaremos.
15.Cambios a esta política
Podemos actualizar esta política cuando cambie el servicio o la ley. Publicaremos la versión vigente en esta misma página con su fecha de actualización. Si el cambio es relevante, por ejemplo una nueva finalidad o un nuevo tipo de dato, lo avisaremos con antelación a los negocios por correo o dentro del panel.
16.Contacto
Para cualquier consulta sobre esta política o sobre el tratamiento de tus datos, escribe a info@easystoreecu.com.